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株式会社 Z会 オフィシャルサイトCMS導入 前編 全面リニューアルの背景と社内啓蒙プロセス

・システム担当者の負担軽減と情報発信強化を目的に、リニューアルを決断
・専任チームを組織しプロジェクトを推進、デザインの全面刷新とCMSを導入
・コスト削減効果を明示し、社内にサイトリニューアルを浸透

12,000ページの膨大な情報サイト、運用業務の負担軽減と情報発信強化でテコ入れ

教育関連事業大手の株式会社Z会は、2009年12月にオフィシャルサイトをリニューアルしました。約12,000ページにもおよぶ、膨大な情報量を持っていたWebサイトを全面刷新。必要な情報を整理してデザインを変更、CMS導入も実現したのです。

▲2004年末に一新し、課題を抱えていたサイト

制作を担当したロフトワークにとっても、指折りの大規模プロジェクトでした。リニューアルに至った背景や抱えていた課題、どんなプロセスを経て公開にたどり着いたのか——。Z会でプロジェクトの陣頭指揮を執ったWeb戦略統括の寺西隆行氏と、ロフトワークで担当したチーフディレクター滝澤耕平の対談から、その道のりを振り返ります。

滝澤(ロフトワーク):約1年かけて取り組んだ今回のプロジェクトについて、いろいろと忌憚のない意見をお聞きし、その軌跡を振り返りたいと思います。まず、リニューアル前の状況について教えてください。Z会のオフィシャルサイトは、従来どのような形で運用され、どんな課題を抱えていたのでしょうか?

寺西(Z会):当時私は担当ではなかったのですが、5年ほど前に遡ってお話すると、2004年末にWebサイトを刷新して、その時に運用マニュアルを作成し、更新・運用業務のフローを策定していたと聞いています。ただ、それが有効に機能していたかと言えば、必ずしもそうではない部分がありました。

Webサイトの管理・運用を専門で手がける部門が存在しなかったことから、コンテンツの制作は、各事業部門に任せられていました。結果、各部門ごとにコンテンツがバラバラで、品質の良し悪しも顕在化してしまった。作ったコンテンツの評価も、「きれい」や「分かりやすい」などの主観だけで、客観的に計る指標がありませんでした。

また、サイトの管理業務を担当する部門はあったのですが、担当者が他の業務との兼務で、何か問題があった時の“お助けマン”だっただけで……。情報発信ツールとしてWebサイトを重要視する機運は高まっていたものの、それとは裏腹に、運用・管理は“なぁなぁ”になってしまっていたのです。

「Webに関わる担当者をハッピーにしたい」。その想いからリニューアルを即決

滝澤:そこで寺西さんに白羽の矢が立った、というわけですね。

寺西:08年の初めに、現在の部門に配属され、広告・宣伝も含め、Web全体を統括する立場を任されました。従来の担当業務だった広告宣伝も継続して担当しているので、正確に言えば専任ではありませんが、私のような立場はそれまでのZ会なかったので、画期的だったはずです。

株式会社Z会 寺西 隆行氏

正直に言うと、それまで広告宣伝担当の立場から、PRツールの1つとしてWebサイトに眼を向けてはいましたが、公式サイトの改善案なんて、全く持っていなくて。Webに対する知識も少なかったので、戦略・戦術を立てる以前に、学ぶことが多くて苦労しましたよ(笑)。

滝澤:専門用語も多いですしね。しかしながら、今回のリニューアルは、デザイン変更と「WebRelease 2」によるCMS導入で、担当になってすぐに、このような大幅刷新を手がけるのは、相当の決意があったのではと推測していました。どんな想い・目的をお持ちだったのですか?

ロフトワーク チーフディレクター 滝澤耕平

寺西:信頼する後輩から「デザインをリニューアルしたい」という強い要望を受けていて、同時に、更新作業を手がける社内のシステム課からは「CMS導入を検討している」という話を聞いていたのが、大きなきっかけでした。リニューアルは即決で、担当になって1ヶ月ほど経った08年の2月上旬には、戦略・戦術の立案に取り掛かっていたと思います。

今回のリニューアルの目的は大きく分けて3点。
・ユーザビリティの向上
・各事業部門の情報発信力の強化
・システム課をハッピーにすること

でした。私はそのなかでもシステム課の負担軽減をかなり意識していました。

従来の仕組みでは、テキストで書かれた文章を1つ変更するのにも大変な苦労で、システム課のSEにお願いしていた側面があり、本来やるべき仕事以外の負担になっていました。ただ、その作業がどれだけ重荷になっているか、素人にはわからない。たとえば、塾関連サイトでは、時間割や講師、教材構成の変更情報を期ごとにシステム課にお願いしていたのですが、更新作業に1人月はかかっていたと聞いています。

システム課の担当者はリニューアルを声高に訴えられない立場でもあったので、私がWebサイトを陰で支える担当者をサポートできればと思ったんです。

運用管理業務コストの低減を具体的に示し社内を説得、外部有識者も活用

滝澤:そうだったんですね。ただ、必要であっても、複数の事業部門の情報を発信するオフィシャルサイトだけに、社内でリニューアル敢行を説得するのは大変だったのではないですか?

寺西:筋道を立てて説明した上で、熱い気持ちを示せば、Z会の経営陣は必ず理解してくれると感じていました。確かに、賛否両論はありました。それでも、私の個人的な私利私欲ではなく、先ほどお話した3つの目的を果たしたいという気持ちを素直に伝え、そのうえで定量的な効果を明示できれば、プロジェクトを動かすことはできると確信していました。

滝澤:寺西さんの強い気持ちは、私もプロジェクトを通じてすごく感じていました。一方で、現実として示した定量的効果とは何だったのですか?

寺西:コストです。システム課で弾きだしてもらった数字が、「CMS導入により1人月分削減できる」でした。(例えば1人月100万円で換算した場合)大規模サイトのリニューアルコストは通常5年の減価償却で考えますから、リニューアル費用が60人月未満、つまり、おおよそ6,000万未満なら、コスト削減に寄与します、と、わかりやすく定量的効果として説明しました。

滝澤:なるほど。確かにこの数値は分かりやすくて説得力がありますね。他に社内の認識を揃えるために行ったことはありますか?

寺西:CMSの重要性を示すために、有識者の方から、Z会が運営していたWebサイトの問題点を指摘してもらいました。さまざまに助言していただき、その上で、Z会のWebサイトの弱みをハッキリと指摘してもらったことで、社内のムードはかなり変わったんです。リニューアルに向けての気運が一気に高まり、実際の計画立案、制作会社の選定へと話を進めていくことができました。

後編へ続く...

後編では、制作会社選定のプロセスと、実際のプロジェクトについて振り返ります。

内容やお客様情報、担当ディレクター情報は本記事公開時点のものです。現在は異なる可能性があります。

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