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mitsu_suwa

代表取締役社長
諏訪 光洋

企業を元気にする「情報発信のスピード」

福島原発を巡る一連の報道を見る中で、企業の情報発信の姿勢というものを改めて考えさせられた。正確な情報を社内で共有し、いち早く発信していくことは、どの企業にとっても重要なテーマだ。今一度、自社のプロセスを見直してみたらどうだろう。

震災から3週間が経ち、筆者が働く東京では通常通りの業務に復帰した企業が多くなってきた。

「まだそれどころではない」「自粛を」という言葉も聞くし、電力不足の問題もある。でも日本経済が傾いてしまっては復興はできない。直接の被害を免れた地域、とりわけ企業が集中する大都市圏のビジネスパーソンは、経済活動をしっかり行い復興のための力(や税金)を生み出す役割があると思う。またその過程においては、震災を通じて分かったことを整理し、次の活動に活かしていく視点も重要だろう。

今回の危機においては、Webをベースとするサービス/システムの有用性が際立った。電話は繋がらず、携帯電話キャリアが提供するメッセージサービスも軒並みダウンする中、Twitterやメールによる情報発信とコミュニケーション、Googleが制作/運用した安否確認システム、文科省による放射能情報の発信など、Webを中心に実装されたシステムはダウンすることなく機能した。日本全体が不安に包まれる中、情報取得やコミュニケーションに大きな成果をあげことは間違いない。

企業の事業継続性という観点でも、Web系、特にクラウド型システムに一定の優位性が見られた。SaaSやDaaSの活用など、業務システム分野で既にクラウドシフトを推し進めていた企業は、在宅勤務にもスムーズに対応できたと聞く。それに引き替え、エクセルや紙の伝票で業務を管理しているような企業の場合は、在宅勤務と言っても実態は“自宅待機”で、多くの業務が滞ってしまったようだ。

こうしてWeb系テクノロジーの威力を再認識する一方で、「情報発信のスピード」という点も大いに考えさせられた。福島原発を巡る東京電力の情報提供体制に今なお満足できないことが背景にある。特に地震発生直後、同社の情報発信にかなりの遅さを感じたのは私だけではないだろう。縦割り組織が災いしているのか真相は分からないが、いざという時の情報発信体制がまずければ、大企業といえど一瞬にして社会からの信頼を失うことを強く印象づけた。もちろん、東京電力が情報発信の方法に無頓着だったわけではないだろう。むしろ、情報発信におけるコンプライアンスの考え方が過剰なまでに行き渡り、権限管理や複雑な認証を経ないと情報発信できない体制だったと考えるのが自然かもしれない。

転じて、皆さんの企業はいかがだろう。各部門の現場担当者が「情報発信したい」と思った時に、どのくらいのスピードで社内外に伝えられるだろうか? Webやイントラに情報を掲載する、メーリングリストを作る、といった行動がすぐに起こせるだろうか? 私がこれまで見聞きしてきた例に照らせば、思うように進まないというのが実情だ。コンプライアンスを重視する企業では、社内各所による確認に手間取り、 Webにニュースを掲載するのにも4,5日かかるケースは珍しくない。承認ワークフローやコンテンツを管理するシステムが導入されていない企業だと、驚くべきことに2週間かかるような例もある。そうした企業が今回のような危機的状況に遭遇した場合、よほど強力なリーダーシップを発揮する人がいなければ迅速な対応などできないのは自明である。

それが平常時だとしても、情報やコミュニケーションは「鮮度」が命だ。「こんなことが出来たよ!」「今度これにチャレンジします!」という企業内部からのメッセージをいち早く社内/社外に伝えることができれば、その分だけフィードバックも早く受け取れる。このサイクルを加速できれば、何よりも「情報を発信するモチベーション」が上がるし、結果として情報発信の量も質も高まる。これが企業の活性化、つまりは「元気」につながる特効薬ではないだろうか。昨今、 Twitterがここまで広がってきたのは、「スピード感が溢れる情報発信」を具現化するインフラとして評価されているからに違いない。

では企業は、どうすれば情報発信のスピードを早めることができるのだろうか。ここに万能の解を見つけるのは難しいが、1つのヒントとして、製造業では当たり前になった「カンバン方式」に思いを巡らせてみるのも一考かと思う。製造工程のプロセスを可視化し、全体最適を見据えながら「迅速かつ効率的な生産体制」を具現化するのがカンバン方式だ。仕掛品の滞留や作業の局所集中などを徹底的に排除するノウハウは、日本の製造業が現場の知見に基づいて培ってきたものであり、今では、世界の製造業が範とするプロセスマネジメント手法である。

担当者が情報を発信したいと思ってから、実際にWebサイト等を通じて公開されるまでの一連のプロセスを洗い出し、どうすれば責任の所在を曖昧にすることなくスピードアップを図れるかを追求することが基本となる。情報発信に手間取っている企業を見ると、プロセスのどこかにムリ、ムダ、ムラがあるものだし、そもそもプロセスが明確になっていないケースだってある。今一度、自社の体制を見直してみよう。そしてボトルネックを見つけ、改善策を打つ。それでうまく機能しないようなら再度、立ち返ってプロセスを見直す。遠回りにも感じるが、この地道な作業の繰り返しが「ジャストインタイムの情報発信」を現実のものにする。この過程でたどった道の先には、きっと「元気な企業」の姿が見えてくるはずだ。

※編集:IT Leaders

【お知らせ】
来る5月23日(月)、「企業を活性化!企業知の戦略的活用」というセミナーにおいて筆者は、企業がどうやって情報発信のスピードを上げているかを社内SNSの活用事例を通じてお伝えする予定です。ご興味のある方は是非お越しください。

「企業を活性化!企業知の戦略的活用~事例に学ぶイントラ・社内SNS活用術~」

執筆者

mitsu_suwa

代表取締役社長諏訪 光洋

1971年米国サンディエゴ生まれ。
慶応大学総合政策学部(SFC)を卒業後、JapanTimes社が設立したFMラジオ局「InterFM」(FMインターウェーブ株式会社)立ち上げに参画。クリエイティブ業務を経た後、同局最初のクリエイティブディレクターへ就任。1997年渡米。School of Visual Arts Digital Arts専攻を経て、NYでデザイナーとして活動。2000年にロフトワークを起業。

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