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Column コラム

週3、時短勤務の社内コミュニケーション方法~壁新聞の作り方~

Haruka Koshimoto

クリエイティブディレクター
越本 春香

週3、時短勤務の社内コミュニケーション方法~壁新聞の作り方~

ロフトワークには様々な勤務スタイルがあります。オフィシャルで週1日副業をしている人や、東京と京都支店を行き来する旅するディレクターなど、、、。そんな中で1番勤務時間の少ない週3日&時短勤務をしているのが越本です。
物理的に社内にいる時間が少ないので、出社日はほぼクライアントとの打合せか社内ミーティングになってしまいます。そんな中、私なりの社内コミュニケーション方法を紹介します。

産休復帰後から週3日&時短勤務に働き方をチェンジしました。子どもを預けるのも週3日だけなので、保育園は一時保育を利用中。

実は千葉県の木更津から高速バスを使って片道2時間通勤しています。アクアラインで海を越えて来るので、ある意味エクストリーム出社と言われています。

情報収集するための情報発信としてはじめた社内新聞

「ロフトワークは何の会社かよくわからない」と言われるほど様々なプロジェクトが進行しています。 1年半現場から離れていただけで、すでに浦島太郎状態でした。特に、社内に知らない人が増えていたり、誰がどんなプロジェクトで活躍しているかなど、社内事情を把握するのに1番時間がかかりました。

同じ部署内での共有が十分ではないのに、他の部署の情報を把握するのにはもっと時間がかかります。1人1人に「最近どう?」って聞いていくにしても、忙しい業務時間中ではふわっとした答えになってしまいます。(飲みニケーションできないのが時短勤務の切実なところ…)

そんな中、それぞれが自分の仕事状況をアウトプットして共有するのは大変ですが、情報収集はみんな結構きっちりしているなと気づきました。ロフトワーカーはインプットする能力が高いので、まずは自分から発信していこう!と思いました。
プロジェクトの中でグラフィックファシリテーションをしたり、インフォグラフィックスのプロジェクトに関わったことがあったので、自分が得意なビジュアル化を取り入れたかったことと、あえて手描きでアナログな情報発信をしたら、みんな興味を持ってくれるかも!と思ったのが社内新聞のきっかけです。

vol.1では自分の関わっているプロジェクトの新しい取り組みについて取り上げたり 仕事の悩みあるあるを問題提起しながら他のプロジェクトの紹介をしています。 育休1年半の間に変わったなと思ったこともちょっとブラックな口調で書いてみました。

2時間で描き上げる壁新聞

それでは、新聞ができるまでのプロセスを紹介します。

新聞の作り方

1. とにもかくにもネタ集め
・自分の気になった情報をメモに書き溜めておく
・社内で話題になったことや、自分の周りの席の人の話に聞き耳を立てる
・自分のプロジェクトの中に他と違うこと、ユニークなことを取り入れる

基本は自分が気になったことだけでOKです。何より自分が興味のある内容でないとまとめたりアウトプットしようと思うモチベーションにならないからですね。

2. 同じような内容でまとめられそうなものをグルーピング化する
・メモの中から単語やテーマを付箋に書き出す
・付箋を何度も張り替えてグループ名を付ける

特に内容が多いもの=自分の気になる度が高いものと考えています。まとめることで伝いたい内容の方向性やテーマが見えてきます。この1と2の作業を1ヶ月近く行って内容を固めていきます。

3. ビジュアルを考える
・テーマにあったキャッチーなイラストを考える
・リファラー画像を探す

ビジュアルはアイキャッチになります。内容を伝えつつ、ちょっと面白い方向にもっていけないか考えるのがコツ。vol.1の時は「1DJ2MC」にしたかったので、ヒップホップな画像をリファラーとしてイラストのレイアウトを考えました。

4. レイアウトを考える
・ざっくり分割して、ビジュアルの要素を決めて、どの内容にどのくらいのスペースを使うか決める

5. 大きな紙に描く(ここが2時間位)
・まずは大見出しを描く
・ビジュアルを一気に描く
・空いた部分を埋めるように文書を書いていく

基本下書きなしでノリと勢いで描きあげます。文書は特に気にせず、内容を考えながらそのまま書いていきます。スペースがあまったら文書が1番調節しやすいからです。
見出しを書く際に、ただ内容の要約を書いてしまうと中身まで読んでもらえなくなってしまうので内容が気になるような煽り見出しをつけます。これはブログでもコンテンツでも同じことですね。

vol.2ではロフトワークの一大イベントXPDのテーマが「Data×Design」だったので それに関連して社内のお金にまつわるデータを、 経理やマーケティングDivの協力を得てデータを読み解いて見えてくることを紹介。 6年間連続発注という切り口を「本当にLWのことを好きなクライアント」という 見出しにしてキャッチーに伝え興味を惹くようにしている。

社内の反応

・小学校のころを思い出してわくわくしました。
・川柳が思いのほかブラックでおもしろかったです。
・自分の得意分野を理解してかつ客観的に見て感じたことをアウトプットするのは面白い。
・こっしーらしくて面白い。週3で時短で制限がある中でも、自分から楽しんで会社で起きていることを可視化しようとする姿、見習いたいです。
・デジタルが当たり前の中にあえてメルマガでもなければ、新聞という形をとったの、逆に目を引き面白いですね!
・短時間で伝えたいことをまとめる、伝わるアナログっていいなと思いました。
・デジタルツールで完結しがちなLWのなかで新聞、すごくいいですね!

やってみてよかったこと

何を続けていくにしても、モチベーションの維持は大切です。壁新聞のかたちにすることで、みんながその場に集まって会話が生まれてくるのが目に見てわかるので、ちゃんと興味を持ってくれているのを感じることができます。
また、メルマガだと返信するという形でフィードバックをすることはできますが、アナログの新聞だと直接でないと意見できないので、会話を生むきっかけができます。

そして結果的に、自分が作ったテーマ(自分の興味のあること)に関連したネタや、知りたかった情報が自然と入ってくるようになるので、情報発信してフラグを立てることが情報収集に繋がるようになりました!

ロフトワークで一緒に働きませんか?

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